授業中は電話に出られない。その間に、体験申込のチャンスを逃していませんか｜盛岡AIサポート

「電話が鳴っても授業中で出られない」その数件が、入塾数を左右する

学習塾の仕事は、授業中は生徒から目も手も離せません。集中して指導しているその時間に限って、保護者からの問い合わせ電話は鳴ります。多くの塾で、夕方から夜の授業時間帯は、保護者が一日の用事を終えて電話をかけてくる時間帯と重なります。

折り返したときには「もう別の塾に体験を申し込みました」。塾選びをしている保護者は、たいてい複数の塾を比較しています。一度つながらなければ、次の塾へ問い合わせてしまう。生徒一人の入塾は長期の月謝につながるだけに、最初の問い合わせを取りこぼす損失は大きいものです。

問題は「対応が悪い」ことではありません。授業に集中する以上、電話に出られない時間が必ずあるという構造そのものです。だからこそ、電話以外の受け口を用意することが効きます。

特に講習前の集中期ほど、取りこぼしは起きている

問い合わせが一年で最も集中するのは、春期・夏期・冬期の講習前です。ところがその時期は、授業も面談も満杯で、一年で最も電話に出られない時期でもあります。最も入塾が見込める時期に、最も取りこぼす——これが多くの塾で毎シーズン繰り返されています。

しかも講習は「タイミング商品」です。「夏期講習に間に合わせたい」という保護者ほど即決で動きます。折り返しが翌日になれば、その熱はもう別の塾に向かっている。だからこの集中期こそ、電話に頼らず、申込をその場で受け止める受け口が要ります。

塾の一日に、web受付と自動化を「どう組み込むか」

機能の話ではなく、塾の一日の流れに沿って、どこで効くのかを具体的に見ていきます。

授業時間帯：指導に集中しながら、申込は「フォーム」が受ける

ホームページに体験・入塾申込フォームを置いておけば、保護者は夜遅くでも休日でも、思い立った瞬間に申し込めます。電話のように「営業時間内にかけ直さなきゃ」というハードルがないため、申込そのものが増えます。塾を調べて「ここに通わせたい」と思った熱が冷めないうちに、行動に変えられるのです。学年や志望校、悩みを事前に書いてもらえるので、面談の準備も効率化できます。

申込が入った瞬間：先生のスマホへ自動通知

フォームに申込が届いた瞬間、その内容が先生のスマホへ自動で通知されます。授業の合間に確認すれば、「○○様・中2・数学の体験希望」と把握できる。保護者がまだ温かいうちに一番乗りで連絡でき、「気づくのが遅れて他塾に決められた」をなくすのが、この自動通知の役割です。

体験申込のあと：日程調整とリマインドを自動化し、「申し込んだのに来ない」を防ぐ

取りこぼしは、電話に出られないときだけ起きるわけではありません。体験を申し込んでもらった後の、日程調整メールの往復や、当日のリマインド忘れでも、せっかくの申込が来塾につながらないことがあります。申込が入った瞬間に自動返信メールで受付完了と候補日を伝え、体験の前日にリマインドを自動送信すれば、保護者の熱が冷めないうちに、申込から来塾までを取りこぼさず運べます。先生側にもLINE等で通知を飛ばしておけば、対応漏れも防げます。

授業後：申込管理の事務作業を減らす

受けた申込を手作業で記録したり、対応漏れがないか見返したりする時間も、積み重なると負担になります。フォームの内容を自動でカレンダーや一覧に記録する仕組みにしておけば、転記ミスも対応漏れも起きません。事務に使っていた時間を、本来の授業準備や生徒対応に戻せます。

「Webサイト＋web受付＋運用」をまとめて任せられる

こうした仕組みは、ホームページ・申込フォーム・自動通知がバラバラでは機能しません。盛岡AIサポートは、指導方針や実績で信頼を伝えるWebサイトの構築から、申込を逃さない自動化、そして作って終わりにしない運用までをまとめて担います。

盛岡AIサポートはElestio公認ビジネスパートナー・Xサーバー公認ビジネスパートナーであり、サーバーから自動化の仕組みまで一貫して任せられる体制です。フォーム送信からカレンダー登録・スマホ／LINE通知・重複の自動削除・リマインド送信までを連動させた自動化を、運営母体が営む学習塾でも日常的に動かしています。机上の提案ではなく「岩手で実際に塾の現場で動いている仕組み」を、そのまま御塾に合わせて構築します。

実際に動く画面を、デモでご覧ください

言葉だけでは、自分の塾で使うイメージは湧きにくいものです。学習塾向けに、体験申込フォームから自動通知までが実際に動くデモ画面を用意しました。保護者が申し込む側の画面も、申込が届く側の流れも、その目で確認できます。

よくある質問